Infrakraft effektiviserar leverantörsfakturor med ONESOURCE Pagero

När Infrakraft växte ökade även fakturavolymerna snabbt, från cirka 40 000-50 000 till omkring 80 000-90 000 leverantörsfakturor per år. Den snabba förändringen satte press på befintliga arbetssätt, som till stor del var manuella och beroende av enskilda personer inom organisationen.

Samtidigt saknades tydliga krav på leverantörerna kring struktur och datakvalitet i fakturorna. Det ledde till ineffektiv hantering, längre ledtider och ökad sårbarhet, särskilt under perioder med hög belastning som sommaren då verksamheten har sina toppar.

Behovet av att modernisera och standardisera fakturaflödet blev tydligt. Infrakraft behövde en lösning som kunde hantera ökade volymer, minska beroendet av manuella processer och skapa bättre kontroll över inkommande data.

Infrakraft implementerade ONESOURCE Pagero för att digitalisera och automatisera sin leverantörsfakturahantering. Lösningen omfattade både mottagning av e-fakturor och ett strukturerat onboarding-arbete för att ansluta leverantörer och säkerställa korrekt och standardiserad data från start.

Implementeringen genomfördes på två månader. Genom ett nära samarbete mellan Infrakraft, Thomson Reuters och Medius, tillsammans med ett strukturerat onboardingprogram, kunde en stor andel av leverantörerna snabbt anslutas. I rekordfart, redan tre månader efter driftsättning, hade Infrakraft nått 85 % e-fakturaandel av den totala volymen av leverantörsfakturor.

Leverantörerna fick tydlig vägledning kring hur fakturor skulle skickas, vilket förbättrade datakvaliteten och möjliggjorde ökad automatisering i hela processen. Det gav också bättre förutsättningar att minska avvikelser i fakturaflödet och säkerställa att rätt information fanns från början.

Efter införandet av ONESOURCE Pagero har Infrakraft märkbart förbättrat effektiviteten i sin leverantörsreskontraprocess. Automatiseringsgraden har ökat från cirka 15–20 % till runt 55–60 %, vilket innebär att betydligt färre fakturor kräver manuell hantering från ekonomiteamet. Det har minskat behovet av manuella korrigeringar och gett ekonomifunktionen bättre kontroll över fakturaflödet.

Hanteringstiden per faktura har minskat från i genomsnitt nio dagar till fem dagar, samtidigt som organisationen nu kan hantera dubbelt så hög fakturavolym med samma bemanning. Det gör det möjligt att hantera toppar, särskilt under sommaren, utan att öka personalstyrkan.

Utöver de kvantitativa förbättringarna har lösningen haft en tydlig effekt på arbetsmiljön. Minskad manuell hantering och mindre beroende av enskilda personer har skapat en mer hållbar arbetsbelastning och frigjort tid för mer värdeskapande aktiviteter inom ekonomiavdelningen. Det har också gjort det möjligt att fokusera mer på analys, uppföljning och förbättring av interna processer istället för repetitivt arbete.