Customer cases
Infrakraft effektiviserer leverandørfakturaer med ONESOURCE Pagero
Infrakraft økte automatiseringen i AP-prosessen, reduserte behandlingstiden per faktura og oppnådde en e-fakturaandel på over 85 % med ONESOURCE Pagero.
Utfordring: Økende volum og personavhengige prosesser
Etter hvert som Infrakraft vokste, økte også fakturavolumet raskt, fra rundt 40 000–50 000 til 80 000–90 000 leverandørfakturaer per år. Den raske utviklingen la press på eksisterende arbeidsprosesser, som i stor grad var manuelle og avhengige av enkeltpersoner i organisasjonen.
Samtidig manglet det tydelige krav til leverandørene når det gjaldt fakturastruktur og datakvalitet. Dette førte til ineffektiv håndtering, lengre behandlingstid og økt sårbarhet – særlig i perioder med høy aktivitet, som i sommermånedene når virksomheten er på sitt mest hektiske.
Behovet for å modernisere og standardisere fakturaflyten ble tydelig. Infrakraft trengte en løsning som kunne håndtere økte volum, redusere avhengigheten av manuelle prosesser og gi bedre kontroll over innkommende data.
“Vi har gått fra rundt 15–20 % automatisering til cirka 55–60 %, noe som har utgjort en stor forskjell for oss.”
Løsning: Automatisert fakturahåndtering med leverandør-onboarding
Infrakraft implementerte ONESOURCE Pagero for å digitalisere og automatisere håndteringen av leverandørfakturaer. Løsningen omfattet både mottak av e-fakturaer og et strukturert onboarding-program for å knytte til leverandører og sikre korrekt og standardisert data starten av.
Implementeringen ble gjennomført på to måneder. Gjennom tett samarbeid mellom Infrakraft, Thomson Reuters og Medius – kombinert med et strukturert onboarding-program – ble en stor andel av leverandørene raskt koblet til. Allerede tre måneder etter go-live hadde Infrakraft oppnådd en e-fakturaandel på 85 % av det totale leverandørfakturavolumet.
Leverandørene fikk tydelig veiledning i hvordan fakturaer skulle sendes, noe som forbedret datakvaliteten og muliggjorde økt automatisering gjennom hele prosessen. Dette ga også bedre forutsetninger for å redusere avvik og sikre at korrekt informasjon var på plass fra starten.
“Nå håndterer vi rundt 6 000 fakturaer per måned med samme bemanning. Tidligere lå vi på omtrent 3 000–3 500 i samme periode”
Resultater: Økt automatisering, kortere behandlingstid og bedre arbeidsmiljø
Etter implementeringen av ONESOURCE Pagero har Infrakraft betydelig forbedret effektiviteten i sin AP-prosess. Automatiseringsgraden har økt fra rundt 15–20 % til cirka 55–60 %, noe som innebærer at langt færre fakturaer krever manuell håndtering fra økonomiteamet. Dette har redusert behovet for manuelle korrigeringer og gitt økonomifunksjonen bedre kontroll over fakturaflyten.
Behandlingstiden per faktura har blitt redusert fra i gjennomsnitt ni dager til fem dager. Samtidig kan organisasjonen nå håndtere dobbelt så høyt fakturavolum med samme bemanning. Dette gjør det mulig å håndtere toppperioder – spesielt om sommeren – uten å øke antall ansatte.
I tillegg til de målbare forbedringene har løsningen hatt en tydelig positiv effekt på arbeidsmiljøet. Mindre manuelt arbeid og redusert avhengighet av enkeltpersoner har skapt en mer bærekraftig arbeidssituasjon og frigjort tid til mer verdiskapende oppgaver i økonomiavdelingen. Det har også gjort det mulig å fokusere mer på analyse, oppfølging og kontinuerlig forbedring av interne prosesser, fremfor repetitive oppgaver.
Klar til å effektivisere fakturahåndteringen?
Kort fortalt:
Jernbane- og anleggsentreprenør
Hovedkontor:
Karlstad, Sverige
Grunnlagt:
2019
Løsninger:
ONESOURCE Pagero
