Asiakastarinat

Blåkläder laajentaa verkkolaskutusta Euroopassa ONESOURCE Pageron avulla

ONESOURCE Pageron avulla Blåkläder vähensi laskutukseen liittyvää sähköpostiviestintää, nopeutti asiakkaiden siirtymistä verkkolaskutukseen sekä paransi laskutusprosessien näkyvyyttä ja hallintaa Euroopassa.

Blåkläder on yksi Ruotsin johtavista kestävien työvaatteiden valmistajista. Yritys tuottaa vuosittain noin 4,5 miljoonaa vaatetta ja sen toiminta laajenee jatkuvasti Euroopassa ja Pohjois-Amerikassa. Kansainvälisen kasvun myötä Blåkläder tarvitsi skaalautuvan laskutusratkaisun, joka tukee maakohtaisia vaatimuksia ja tuo samalla paremman hallinnan ja yhtenäisyyden koko liiketoimintaan. Yrityksellä on myyntiyksiköitä 19 maassa ja tuotteita toimitetaan noin 85 maahan maailmanlaajuisesti.

Haaste: erilaiset laskuformaatit, rajallinen näkyvyys laskutus- ja toimitusketjuun ja kasvavat compliance-vaatimukset Euroopassa

Blåkläderin toiminnan laajentuessa yhä useampiin maihin laskutuksen yhdenmukainen hallinta markkinoiden välillä vaikeutui. Asiakkaiden erilaiset vaatimukset, paikallinen sääntely ja useat jakelukanavat loivat turhaa monimutkaisuutta talous- ja tukitoiminnoissa. Sähköpostitse lähetettäviä PDF-laskuja oli jonkin verran käytössä, mikä heikensi näkyvyyttä siihen, saavuttivatko laskut vastaanottajansa. Tämä johti lisääntyneeseen seurantaan, manuaaliseen työhön ja suurempaan viivästysriskiin.

Haaste korostui erityisesti verkkolaskutuksen käyttöönotossa uusien asiakkaiden kanssa sekä uusille markkinoille laajennuttaessa. Blåkläder halusi varmistaa, että kaikki toiminnanohjausjärjestelmästä lähtevä tieto noudattaa yhtä yhteistä standardia sen sijaan, että ylläpidettäisiin useita eri formaatteja eri vastaanottajille. Aiemmassa toimintamallissa muutokset veivät usein paljon aikaa ja vaativat manuaalista työtä tai kehitystoimenpiteitä. Tämä hidasti käyttöönottoja ja loi kitkaa taloushallinnon, myyntituen ja IT:n välille.

Samaan aikaan compliance-vaatimukset Euroopassa kiristyivät. Osassa maista verkkolaskutus on lakisääteistä, ja monilla markkinoilla asiakkaiden kiinnostus rakenteisiin sähköisiin laskuihin kasvoi, vaikka viranomaisvelvoitteita ei vielä ollut. Blåkläder tarvitsi kumppanin, jolla on vahvaa rajat ylittävää osaamista, responsiivinen tuki ja standardoitu toimintamalli, joka tukee kasvua ja auttaa pysymään linjassa muuttuvien paikallisten vaatimusten kanssa.

"Nykyään voimme lähettää testilaskun uudelle asiakkaalle muutamassa tunnissa. Aiemmin kaikkien tarvittavien kehitysten tekeminen saattoi kestää viikkoja."

Johan Björsell, IT Business Developer, Blåkläder

Ratkaisu: yksi alusta usean maan laskutuksen hallintaan

Blåkläder laajensi ONESOURCE Pageron käyttöä luodakseen yhtenäisen tavan lähettää laskuja Euroopan toiminnoissaan. Alustan universaalin formaatin ansiosta yritys voi lähettää Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations ‑järjestelmästä yhden standardoidun laskuaineiston, jonka ONESOURCE Pagero muuntaa automaattisesti asiakkaiden ja eri maiden vaatimusten mukaisiin muotoihin. Tämä on tarjonnut Blåkläderille skaalautuvan ratkaisun muun muassa Ruotsiin, Suomeen, Norjaan, Tanskaan, Belgiaan, Saksaan, Italiaan, Puolaan, Alankomaihin ja Viroon.

ONESOURCE Pagero vähensi myös riippuvuutta IT-resursseista. Talous‑ ja myyntituen tiimit pystyivät hallitsemaan asiakkaiden asetuksia suoraan ERP-ympäristössä, mikä helpotti siirtymistä PDF‑laskuista verkkolaskutukseen ilman pitkiä sisäisiä käsittelyketjuja. Lisäksi Thomson Reutersin maakohtainen asiantuntemus, ajantasainen tieto sääntelymuutoksista ja nopea tuki auttoivat Blåkläderiä pysymään vaatimusten tasalla ja toimimaan ketterämmin uusille markkinoille laajennuttaessa sekä monikansallisten asiakkuuksien käyttöönotossa.

“Vähensimme laskutukseen liittyviä sähköposteja noin 60%, ja laskuissa on nyt aiempaa vähemmän virheitä. Tämä säästää talousosastoltamme tunteja joka viikko.”

Johan Björsell, IT Business Developer, Blåkläder

Tulokset: 60% vähemmän laskuihin liittyviä sähköposteja, nopeampi asiakkaiden onboarding ja parempi hallinta rajat ylittävässä laskutuksessa

ONESOURCE Pageron käyttöönoton myötä Blåkläder paransi merkittävästi laskutuksensa tehokkuutta ja luotettavuutta. Laskutukseen liittyvien sähköpostien määrä väheni noin 60%, mikä vähensi manuaalista työtä ja vapautti taloustiimien aikaa viikoittaisesta seurannasta. Siirtyminen rakenteiseen sähköiseen välitykseen vähensi myös laskujen virheitä ja varmisti, että laskut saapuivat asiakkaille oikeilla tiedoilla ja viitteillä, mahdollistaen automaattisen käsittelyn.

Asiakkaiden onboarding, eli ohjaaminen verkkolaskutuksen piiriin, nopeutui huomattavasti. Aiemmin viikkoja kestäneet kehitystyöt voidaan nyt viedä testilaskuun muutamassa tunnissa, mikä auttaa vastaamaan asiakkaiden vaatimuksiin nopeammin ja käynnistämään toiminnan uusissa maissa tehokkaammin. Tämä on ollut erityisen tärkeää Blåkläderin jatkaessa kasvuaan Euroopassa.

Blåkläder sai myös paremman hallinnan laskujen toimitukseen ja maksuliikenteeseen. ONESOURCE Pageron tarjoama jäljitettävyys lisäsi varmuutta siitä, että laskut ovat tavoittaneet asiakkaat, mikä vähensi edestakaista viestintää ja auttoi alentamaan myöhästyneiden maksujen määrää. Pelkästään Suomessa verkkolaskujen käyttöaste nousi ERP käyttöönoton alussa olleesta noin 5–10 prosentista 95 prosenttiin noin 1,5–2 vuodessa. Yritykselle, joka käsittelee vuosittain 840 000 laskua maailmanlaajuisesti – joista 60% on verkkolaskuja – nämä parannukset ovat luoneet selvästi skaalautuvamman ja vaatimustenmukaisemman laskutusprosessin.

Haluatko yksinkertaistaa rajat ylittävää verkkolaskutusta?

Katso, miten ONESOURCE Pagero auttaa Blåkläderin kaltaisia organisaatioita parantamaan vaatimustenmukaisuutta, näkyvyyttä ja nopeutta ympäri Eurooppaa.

Ota yhteyttä verkkolaskutuksen asiantuntijaan