Facturación electrónica

La facturación electrónica, o factura electrónica, es el intercambio digital de documentos de facturación entre proveedores y compradores en un formato estructurado y legible por máquinas. A diferencia de las facturas en formato PDF o los documentos escaneados, la auténtica facturación electrónica implica la transmisión directa de datos de facturas estructurados entre sistemas financieros, lo que elimina por completo el procesamiento manual.

La facturación electrónica supone un avance significativo en las operaciones financieras, ya que permite a las empresas automatizar todo el ciclo de vida de las facturas, desde su creación hasta la conciliación de pagos. El formato de datos estructurados permite una integración perfecta con sistemas de contabilidad, plataformas ERP y otro software financiero.

Muchos países de todo el mundo están implementando requisitos obligatorios de facturación electrónica como parte de iniciativas de transformación digital para aumentar el compliance tributario, reducir el fraude y mejorar la transparencia económica. Estas normativas varían significativamente según la región, lo que genera complejos desafíos de compliance para las empresas que operan a escala internacional.

Con la red de compliance global de Pagero, las organizaciones pueden cumplir con confianza estos requisitos diversos y, al mismo tiempo, obtener importantes ventajas operativas: reducción de los costes de procesamiento, minimización de los errores, aceleración de los ciclos de pago y mejora de las relaciones con los proveedores, todo lo cual contribuye a una mayor eficiencia de las operaciones financieras.

Más información en el artículo de nuestro blog: ¿Qué es la facturación electrónica?

Thomson Reuters destaca en el panorama de la facturación electrónica como algo más que un proveedor de servicios. Somos un socio estratégico integral en el proceso de transformación digital de tu empresa. Estos diferenciadores clave proporcionan un valor único a nuestros clientes:

La red de facturación electrónica más grande del mundo

Thomson Reuters se basa en los principios de apertura e interoperabilidad, y conecta a más de 14 millones de empresas de todo el mundo. Este amplio alcance genera oportunidades sin precedentes para el intercambio fluido de documentos empresariales en los mercados internacionales.

Doble experiencia en automatización y compliance

A diferencia de otros proveedores que destacan en compliance o en automatización, Thomson Reuters ofrece excelencia en ambos ámbitos a través de una única plataforma tecnológica. Este enfoque integrado permite a las empresas lograr importantes beneficios operativos sin tener que gestionar múltiples soluciones o proveedores.

Tecnología escalable líder del sector

Nuestra tecnología está diseñada específicamente para ser escalable, lo que contribuye al crecimiento empresarial con un acceso llave en mano a nuevos mercados. Esta arquitectura garantiza que, a medida que tu negocio crezca, tus capacidades de facturación electrónica puedan crecer paralelamente sin esfuerzo.

Capacidades de compliance sin precedentes

Thomson Reuters gestiona con confianza y precisión incluso los requisitos de compliance más complejos. Nuestra amplia experiencia en marcos normativos internacionales garantiza que las empresas cumplan la normativa en todas las jurisdicciones, lo que pone fin a cualquier preocupación relacionada con el compliance, independientemente de la complejidad.

Liderazgo activo en la industria

Además de proporcionar soluciones, Thomson Reuters contribuye activamente a definir el panorama de compliance. A través del trabajo colaborativo con autoridades gubernamentales y organizaciones de la industria como Peppol, ayudamos a estructurar sistemas de controles continuos de las transacciones que equilibran las necesidades tanto de las empresas como de los gobiernos. Situamos tu negocio a la cabeza de la curva porque estamos ayudando a dar forma a la propia curva.

Sí. ONESOURCE Pagero es totalmente compatible con la facturación electrónica B2B y B2G. Nuestra red se conecta con los sistemas de tus socios comerciales, así como con los portales gubernamentales de facturación electrónica. Este enfoque integrado elimina la necesidad de gestionar múltiples conexiones o interfaces. Conectándose una vez a ONESOURCE Pagero Network, tu organización puede enviar y recibir facturas electrónicas conformes con cualquier socio comercial o entidad gubernamental, lo que reduce significativamente la complejidad y la carga administrativa.

La facturación electrónica crea un sólido sistema de defensa contra la costosa amenaza del fraude en las facturas, al establecer múltiples capas de seguridad que los procesos en papel y PDF simplemente no pueden igualar.

Mediante comprobaciones de validación automatizadas en tiempo real, cifrado de extremo a extremo y firmas digitales a prueba de manipulaciones, la facturación electrónica evita modificaciones no autorizadas.

A diferencia de los métodos tradicionales, en los que es fácil que se cuelen falsificaciones convincentes, la facturación electrónica requiere una autenticación segura y compara automáticamente los datos del proveedor con las órdenes de compra y las confirmaciones de entrega, por lo que detecta al instante las discrepancias que podrían pasar desapercibidas para el ojo humano.

Cuando las empresas se conectan a través de ONESOURCE Pagero Network, obtienen identidades de socios comerciales verificadas y formatos estandarizados que eliminan las vulnerabilidades, con lo cual se transforma el procesamiento de las facturas de un punto débil de la seguridad en una fortaleza empresarial en términos generales.

La red internacional de ONESOURCE Pagero apoya a empresas con operaciones internacionales garantizando el compliance de los documentos en múltiples jurisdicciones. Nuestra tecnología:

• Valida los documentos según los requisitos legales específicos de cada país en tiempo real.
• Se adapta al formato local, las normas fiscales y los marcos normativos.
• Se conecta a la perfección con socios comerciales de todo el mundo a través de nuestra red.
• Mantiene el compliance con las cambiantes normativas en materia de facturación electrónica en diferentes regiones.
• Proporciona una gestión centralizada de los flujos de documentos transfronterizos.

Esta capacidad multinacional pone fin a la necesidad de sistemas independientes y garantiza que todos tus documentos empresariales cumplan los requisitos locales, independientemente del lugar en el que opere tu compañía.

Si tus clientes o proveedores no utilizan la facturación electrónica, ONESOURCE Pagero puede facilitarles sin ningún problema un intercambio de documentos. Nuestra red se adapta a diversos niveles de madurez digital a través de múltiples opciones:

• Conversión de PDF: podemos convertir archivos PDF a formatos electrónicos estructurados que cumplan la normativa vigente.
• Procesamiento de facturas en papel mediante servicios de escaneo.
• Acceso al portal web para que los socios comerciales puedan enviar y recibir documentos electrónicamente sin necesidad de implementar sus propios sistemas.
• Servicios de incorporación de proveedores para ayudar a tus socios comerciales a realizar la transición a la facturación electrónica a su propio ritmo.

Estas capacidades garantizan que puedas mantener procesos conformes y eficientes, independientemente de las capacidades técnicas de tus socios comerciales. A medida que se siguen ampliando los mandatos internacionales en materia de facturación electrónica, nuestras soluciones ofrecen flexibilidad, a la vez que facilitan la eventual transición de tus socios hacia el pleno intercambio de documentos electrónicos.

La red de ONESOURCE Pagero acepta facturas en prácticamente cualquier formato y las convierte automáticamente al formato requerido por el destinatario. El sistema es compatible con todos los formatos electrónicos, incluidos PEPPOL BIS, UBL, cXML y EDI, así como facturas en PDF y en papel a través de nuestro servicio de digitalización.

Cuando una factura entra en nuestra red, se somete a una validación de formato y se convierte al formato específico requerido por el destinatario, lo que garantiza el compliance con la normativa local y las especificaciones técnicas del destinatario.

Para las empresas que trabajan con múltiples formatos en diferentes países, Pagero gestiona estas conversiones a la perfección, eliminando la necesidad de intervención manual o de mantener diversos puntos de integración. Este proceso de estandarización preserva todos los datos críticos de las facturas y garantiza una entrega precisa, independientemente del formato original.

El proceso de conversión es totalmente automatizado y transparente, y mantiene la integridad de los datos a lo largo de todo el ciclo de vida del documento.

Thomson Reuters ofrece un soporte integral tanto para la implementación como para el compliance continuo, lo que garantiza una experiencia fluida para tu negocio. Esto es lo que puedes esperar:

Servicio especializado: ofrecemos paquetes de servicios personalizados diseñados para satisfacer las diferentes necesidades empresariales. Nuestro equipo de soporte especializado está a tu disposición para ayudarte con cualquier consulta y garantizar una resolución rápida y eficaz.

Asistencia para la incorporación: nuestro proceso de implementación está estructurado para ser sencillo y eficiente. Te guiamos en cada paso, desde la configuración inicial hasta la plena integración, asegurándonos de que tus sistemas estén optimizados para un rendimiento óptimo. Nuestros expertos trabajan en estrecha colaboración contigo para comprender tus necesidades específicas y personalizar las soluciones.

Actualizaciones normativas constantes: Cumplir la normativa es fundamental, y Thomson Reuters se asegura de que siempre estés al día de los últimos cambios normativos. Ofrecemos actualizaciones periódicas y supervisión proactiva para garantizar que tu empresa cumpla la normativa en diferentes regiones. Nuestro equipo ofrece información y orientación para vadear con confianza los entornos normativos complejos, disponible en diferentes formatos, desde guías gratuitas hasta soporte personalizado de la mano de nuestro Centro de Excelencia en Compliance. 

ONESOURCE Pagero mantiene protocolos de seguridad exhaustivos para proteger los datos de las facturas durante todo su ciclo de vida. Nuestra infraestructura utiliza diversas capas de protección, incluido el cifrado de extremo a extremo para los datos tanto en tránsito como almacenados, pruebas de penetración periódicas y supervisión continua de la seguridad.

Nuestra plataforma cumple con las normas y certificaciones internacionales de seguridad, incluidas las normas ISO 27001 y 27701 para la gestión de la seguridad de la información, ISAE 3000 SOC2 e ISAE 3402 SOC1 para los controles de las organizaciones de servicios y los requisitos del RGPD para la protección de datos. Todos los centros de datos funcionan con sistemas redundantes y se someten a auditorías de seguridad periódicas.

Los controles de acceso implementan el principio del privilegio mínimo, con autenticación multifactor y permisos basados en roles que garantizan que solo el personal autorizado pueda ver la información confidencial. Además, mantenemos registros de auditoría detallados de todas las actividades del sistema para garantizar la fiabilidad y la transparencia.

El marco de seguridad de ONESOURCE Pagero se revisa y actualiza periódicamente para hacer frente a las amenazas emergentes, lo que garantiza que los datos de tus facturas permanezcan protegidos en todo momento.

Hemos diseñado nuestras soluciones para que se adapten a organizaciones de todos los tamaños: desde empresas locales en crecimiento hasta empresas internacionales.

La mejor manera de averiguarlo es mediante una consulta personalizada. Nuestro equipo se tomará el tiempo necesario para comprender tus retos específicos y te mostrará exactamente cómo nuestras soluciones de facturación electrónica y compliance pueden optimizar tus operaciones.

Estaremos encantados de mostrarte una demostración personalizada centrada en los productos más relevantes para tu organización. Este enfoque práctico te ayudará a visualizar cómo ONESOURCE Pagero puede conectar tus procesos empresariales de forma más eficaz.